Lampgigant schaalt op met behulp van Odoo en 360 ERP (en zonder integratiespaghetti)

Voordat Lampgigant met Odoo en 360 ERP aan de slag ging, draaide de boekhouding op SnelStart. Dat paste steeds minder bij de schaal waarop Lampgigant inmiddels opereert. “SnelStart begon vast te lopen”, vertelt Linda van Kessel, Business Analist bij Lampgigant. “We moesten telkens opschonen en dan konden we weer een paar maanden vooruit, maar duurzaam was dat niet.”

De orderafhandeling liep toen vooral via Magento en het WMS. Orders kwamen binnen in Magento, gingen naar Picqer en kwamen daarna weer terug richting Magento. Daarnaast werkte Lampgigant al met Akeneo voor productinformatie. Op zichzelf werkte het allemaal. Tot de groei nieuwe eisen stelde. Omdat het eigen magazijn te klein werd, ging Lampgigant gebruikmaken van een tweede magazijn. Vanaf dat moment werd per order bepaald vanuit welk magazijn deze het beste kon worden afgehandeld. “Als een klant bestelt, kan de order vanuit een van beide magazijnen worden verwerkt”, legt Linda uit. “Of vanuit allebei, bij grote bestellingen. Daar zat de complexiteit.”

Lampgigant onderzocht verschillende opties voor een ERP. Een collega onderzocht de mogelijkheden van Microsoft Dynamics 365, Linda verdiepte zich in Odoo. Al snel viel op dat Odoo goed past bij de manier waarop Lampgigant wil werken. “We zijn een compact georganiseerd bedrijf, dus we kunnen snel schakelen”, geeft Linda aan. “Na onze eigen research had ik een oriënterend gesprek met Cas van 360 ERP en hij gaf ons een testdatabase waar we zelf mee konden spelen. Dat vonden we heel fijn werken.” Ook sprak Lampgigant met een referentieklant van 360 ERP.

Lampgigant werkt bewust met meerdere specialistische systemen. Magento voor de webshop. Akeneo als PIM en Picqer voor warehouseprocessen. verschillende betalingsproviders voor payments. BigQuery en Power BI voor data en rapportages. Voor Lampgigant past die best-of-breed aanpak goed. Elk systeem doet waar het goed in is. Odoo moet vooral de centrale schakel zijn die de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plek krijgt.

“We hebben wel gekeken naar opties in Odoo ter vervanging van onze systemen”, vertelt Linda. “Maar we wilden de ideeën die we in ons hoofd hadden graag uitvoeren. Odoo was soms iets te standaard voor onze regels. In de afzonderlijke systemen kunnen we dieper gaan.” Precies daar zit de kracht van een goede integratieset-up. Niet alles vervangen of custom bouwen, maar zorgen dat alle specialistische systemen netjes samenwerken.

De Odoo-implementatie werd opgedeeld in twee fasen. Fase 1 draaide om het verkoopordergedeelte en de boekhouding. “Dat was al een heel traject op zich”, weet Linda nog al te goed. “We hadden een wekelijkse call met 360 ERP, een plan van aanpak en een testbestand waar we met z’n allen in werkten.”

De oorspronkelijke ambitie was om op 1 januari live te gaan. Dat bleek iets te ambitieus. Geen ramp, beter iets later goed live dan op tijd in paniek. Op 1 februari ging Lampgigant live. “Frankie en Niall van 360 ERP kwamen naar ons kantoor en we hebben die eerste ochtend samen live gedraaid. Problemen die opdoken, konden ze meteen fixen.”

Vrij snel daarna volgde fase 2. Die was complexer. Het tweede magazijn moest open. Orders moesten niet meer automatisch naar één plek, maar op basis van regels worden toegewezen aan het juiste magazijn. Doordat orders vanuit één of beide magazijnen konden worden verwerkt, ontstond een complex proces met uiteenlopende regels, schakels en scenario's.

Lampgigant en 360 ERP werkten opnieuw met vaste overlegmomenten en testscenario’s. “Elke woensdagmiddag hadden we een call staan”, vertelt Linda. “We probeerden zoveel mogelijk testscenario’s te verzinnen om kinderfoutjes eruit te halen.” Dat vroeg toewijding van beide kanten. “Zeker bij fase 2 was de druk hoog.“Uiteindelijk deden we het met z’n allen. Het was even wat harder werken, maar gelukkig wel te doen.” Het resultaat: een orderflow waarin Odoo bepaalt waar een order naartoe moet.

Een Lampgigant-klant plaatst een bestelling in Magento. Magento communiceert de order naar Odoo. Vervolgens bepaalt Odoo aan de hand van regels welk magazijn de order moet verwerken. Daarna maakt Odoo een verzending aan richting het juiste magazijn via de koppeling. Als de order daar is gescand voor verzending, komt er een signaal terug naar Odoo. De track & trace-informatie gaat vervolgens terug naar Magento, waar de order ook wordt afgerond.

Ondertussen worden de voorraden in Odoo automatisch aangepast. Belangrijk daarbij: “Voorraden in Odoo zijn leidend”, zegt Linda. “Die communiceren continu naar Magento, zodat we geen ‘nee’ hoeven te verkopen.” Dat is het soort koppeling waar klanten niets van zien als het goed gaat. Precies de bedoeling, want niemand bestelt graag een lamp die achteraf toch niet op voorraad blijkt.

Ook productinformatie speelt een belangrijke rol in de best-of-breed stack. Lampgigant gebruikt Akeneo als PIM. Productinformatie vanuit Akeneo stroomt elke nacht naar Odoo. Denk aan nieuwe producten of wijzigingen in prijzen. “Als er nieuwe producten worden toegevoegd of een kostprijs verandert, gaat dat vanuit Akeneo naar Odoo”, vertelt Linda. “Odoo is daarmee echt de centrale waarheid.” Dat is belangrijk, omdat productdata niet alleen voor de webshop relevant is. Het raakt ook voorraad, inkoop, verkoopinformatie, marges en rapportages.

Linda veel met exports en Excel doen. Dat betekende veel handmatig controleren en verticaal zoeken. Nu kan ze in Odoo met filters snel zien wat er speelt. “Ik heb het gevoel dat we in control zijn”, zegt Linda tevreden. “Met een filter kun je in één keer zien welke facturen niet zijn betaald.”

Ook de koppelingen met de betalingsproviders helpen daarbij. “Zo zien we elke dag wat er is opgehaald en of iets is afgeletterd. We zitten bovenop de bal en kunnen vanuit die informatie de klantenservice inseinen.” Voor andere collega’s geldt hetzelfde. Finance ziet sneller welke facturen gecontroleerd en betaald moeten worden. Inkoop ziet in één overzicht op welke orders nog wordt gewacht. “Dat totaaloverzicht misten we eerst.”

Lampgigant verkoopt niet alleen via de eigen webshop, maar ook via marketplaces zoals Bol.com en Praxis. Ook daar helpt Odoo om grip te houden. Linda downloadt en uploadt bestanden, waarna die worden gekoppeld aan facturen of kostenrekeningen. “Dat is binnen een minuut gedaan”, zegt ze. “Daardoor kan ik meteen zien hoe een marketplace scoort en of alle cijfers kloppen.” Vroeger was dat overzicht praktisch onmogelijk.

Odoo is de operationele basis, maar Lampgigant gebruikt voor rapportages ook BigQuery en Power BI. 360 ERP zette tabellen klaar richting BigQuery voor verkoop- en factuurdata. Die exports worden elke nacht vernieuwd. Linda schrijft daar zelf queries op en bouwt eigen views, die vervolgens naar Power BI gaan. “Daarin maak ik allerlei rapportages voor mezelf en collega’s. Bijvoorbeeld om te zien in welke landen we het goed doen. Samen met de Odoo-data kunnen we snel bijsturen en optimaliseren.” Dat is de kracht van de set-up: Odoo hoeft geen BI-tool te zijn, maar Odoo moet wel de juiste data betrouwbaar beschikbaar maken.

Linda waardeert de korte lijnen die ze met 360 ERP heeft. “Ze reageren altijd snel, meestal dezelfde dag. Er ging een keer iets fout en toen kon ik Kees makkelijk even bellen. Hij nam meteen op en fixte het.” Ook de manier van overleggen sloot goed aan. “We hoeven niet per se aan small talk te doen. Ik schets de situatie en ze gaan aan de slag.” Kijk, daar worden wij blij van. Niet omdat we tegen gezelligheid zijn, maar als er een orderflow, magazijnkoppeling of financevraagstuk op tafel ligt, praten we liever eerst over de oplossing.

Volgens Linda spraken de teams snel dezelfde taal. “Ze snappen vaak gelijk waar we het over hebben." Dat helpt nogal. Zeker als je zelf ook snel schakelt, weinig hiërarchie hebt en alleen vergadert als het nodig is. “Zo voelde onze samenwerking met 360 ERP ook: als er iets is, gaan we praten. Online was ook helemaal prima. Ze kwamen een keer op locatie, maar beeldbellen werkt voor ons net zo goed.”

Na de Odoo-implementatie kwamen er nog tickets binnen, zoals bij elk ERP-traject. Maar richting het einde van 2025 werd dat steeds minder. “Toen liep het echt stabiel”, weet Linda nog goed. En dat is wanneer je de vruchten plukt van een stevige basis. De operatie draait, Finance heeft overzicht, de voorraad klopt, orders worden automatisch naar het juiste magazijn verzonden en data is beschikbaar. Dit is het moment waarop nieuwe optimalisaties stap voor stap kunnen worden opgepakt.

De volgende stappen staan alweer op stapel. Nieuwe ontwikkelingen binnen de logistieke processen vragen opnieuw om slimme koppelingen en verdere optimalisatie van het systeem. “We hebben nog wel meer ideeën”, geeft Linda aan. “Maar we doen het stap voor stap.” Blijven doorontwikkelen, zonder de processen onnodig ingewikkeld te maken, dat is ook wat ons betreft the way to go.