Klaar met support die zelf support nodig heeft? ‘We schakelen nu direct met de Odoo-experts’

Voor veel organisaties begint Odoo overzichtelijk. Er worden een paar modules geïmplementeerd met als resultaat een systeem dat eindelijk meer structuur brengt dan al die losse tools, Lang leve het afscheid van al die Excelletjes en workarounds die met ducttape aan elkaar hangen. Maar dan groeit de organisatie, ga je schalen en ineens zit Odoo overal: van finance en warehouse tot in productie en HR. En dan is een vraag niet zomaar een vraag meer. Dan raakt een openstaand ticket je operatie, moet een koppeling gewoon werken en wil je een migratie naar een nieuwe versie van Odoo die geen half jaar hoofdpijn oplevert. Dan moet je kunnen vertrouwen op een partner die reageert voordat je drie keer ‘vriendelijke reminder’ hebt moeten mailen.

Bij een snelgroeiende organisatie speelde precies dat. De organisatie werkt al sinds 2019 met Odoo, maar door groei en hoge security-eisen werd de omgeving steeds bedrijfskritischer. “We waren hard aan het groeien en kregen met zoveel compliance te maken, dat we daar een serieuze partij voor nodig hadden”, vertelt Sophie, Compliance Officer bij de organisatie. Sophie is een gefingeerde naam. De organisatie blijft anoniem om veiligheidsredenen, maar is actief in de defensiesector. In die wereld is security een basisvereiste. De keuze voor 360 ERP kwam daarom niet alleen door de Odoo-goeroes die er rondlopen. Het gaat ook om continuïteit en veiligheid. Sophie: “Ik had meteen in de gaten: hier zit ongelooflijk veel kennis rondom security.”

Bij Vyta Health begon het probleem ergens anders. “We gebruikten twee verschillende ERP’s: een in de UK, een in Nederland”, vertelt projectmanager Hannes Beutel. “Die twee bij elkaar brengen in Odoo bleek best een uitdaging.” Voor een e-commercebedrijf is dat nogal onhandig, oplossingen en koppelingen moeten gewoon kloppen. Orders, warehouse, inventory, finance, platformen: alles hangt aan elkaar. Als daar ruis ontstaat, merkt de hele organisatie het en vaak de klant ook.

Vyta sprak met vier potentiële partners voor Odoo-support en koos uiteindelijk voor 360 ERP. De uitgebreide ervaring met e-commerce voelde goed en de communicatie was recht voor zijn raap. “360 ERP gaf ons gelijk richting.” Die prettige directheid uit zich voor Hannes niet alleen in de communicatie, maar ook in de way of working: “Volledig vrij van projectmanagers, first-level support, een eindeloos designtraject, een meeting, nog een meeting en misschien nog wel een meeting.” Vyta heeft daar geen tijd voor. “We hebben nu oplossingen nodig, niet pas over twee maanden”, duidt Hannes het belang van snel handelen voor Vyta. “We schakelen bij 360 ERP direct met de experts.” Om met een knipoog te concluderen: “Ik heb onze warehousemanager nog nooit zo blij gezien.” En eerlijk: een blije warehousemanager is misschien wel de beste KPI die er bestaat.

Bij Houthandel Van Hulst speelde weer iets anders. De implementatie verliep gedurende de eerste 2,5 jaar voorspoedig. Dat stelde Van Hulst in staat om belangrijke stappen te zetten in het gebruik van Odoo. Naarmate de organisatie verder wilde opschalen en meer bedrijfsprocessen in Odoo wilde onderbrengen, groeide ook de complexiteit van het project. Van Hulst realiseerde zich dat hiervoor aanvullende expertise nodig was en besloot de organisatie te versterken met externe ondersteuning. Die werd gevonden in Jeroen Goudsmits van SysGuide Consultancy.

Door de verdere opschaling nam de druk op het implementatietraject toe. Sander Cox, Financieel Manager bij Van Hulst en eindverantwoordelijk voor de implementatie, zag dat het project steeds meer onder spanning kwam te staan en ging op zoek naar een structurele oplossing. Via onder andere Jeroen kwam 360 ERP in beeld. Jeroen werkt met meerdere implementatiepartners en kent de verschillen. "Wat ik bij 360 ERP zie, is de enorme hoeveelheid kennis en ervaring binnen het team. Daardoor kunnen we snel schakelen en beschikken we altijd over de juiste expertise."

Sinds de overstap is de rust teruggekeerd. "Destijds hadden we vooral richting het einde bijna vrijwel wekelijks crisisoverleg. Nu is er al maanden sprake van rust rondom de implementatie", vertelt Sander. Misschien levert dat geen spectaculaire LinkedIn-post met vijftien raketemoji's op, maar binnen een ERP-traject is rust van onschatbare waarde. Het betekent dat medewerkers weten waar ze aan toe zijn, besluiten tijdig worden genomen en de organisatie weer vooruit kan kijken. De implementatie is niet langer het probleem, maar opnieuw het middel om de ambities van Van Hulst te realiseren.

Wat klanten bij 360 ERP soms even moeten leren kennen: we zijn duidelijk. Overdreven duidelijk? Misschien… Bij Van Hulst was dat in het begin wennen. Sander: “Cas is vooruitstrevend en steekt zijn mening niet onder stoelen of banken. Onze organisatie was een partner gewend die heel erg meebewoog met onze wensen.”

Meebewegen klinkt vriendelijk, maar als je te ver meebeweegt, bouw je precies wat de klant vraagt en niet wat de klant nodig heeft. Bij 360 ERP zeggen we het als we daar jeuk van krijgen en als iets niet handig is. Als maatwerk later tegenwerkt. Als een proces beter eerst simpeler moet (KISS!). Als de organisatie zelf aan zet is. Sander waardeert dat. “Die duidelijkheid vind ik prettig. Het legt de verantwoordelijkheid bij de juiste personen en dat zijn wij.” Jeroen maakt daarbij een belangrijke kanttekening. “Deze manier van werken vraagt wel iets van de klant. Het werkt het best als er aan de klantzijde iemand zit die processen begrijpt, die tijd en focus heeft voor het project en die de brug kan slaan tussen de organisatie en Odoo.”

Odoo kan veel, maar het lost geen gedrag op. Het systeem kan processen ondersteunen, versnellen en afdwingen, maar de organisatie moet zelf eigenaar blijven van hoe het werk verandert. Dat is ook hoe 360 ERP support ziet. We bouwen, verbeteren, migreren, koppelen, denken mee en challengen. Maar we gaan niet doen alsof we jouw organisatie beter kennen dan jijzelf. Of zoals Jeroen het zegt: “Jullie challengen wel in de oplossing, maar gaan niet op onze stoel zitten.”

“Odoo is een relatief jong ERP-pakket. wat vraagt om senior-expertise”, ziet Jeroen scherp. “Iedereen stelt dat het een makkelijk systeem is. Dat is ook zo, maar het is ook ontzettend groot en breed. Je moet de ervaring en kennis hebben om te weten wat je uit het systeem haalt. In plaats van dat een oplossing twee dagen kostte, lossen de experts van 360 ERP dat in twee uur op.” Die snelheid komt voort uit kennis: weten welke standaardfunctionaliteit bruikbaar is, waar je niet moet gaan knutselen, hoe je een vraag terugbrengt tot de kern en vooral: weten wat een keuze vandaag betekent voor morgen.

Een mooi voorbeeld ontstond bij Van Hulst rond de CRM-module. De organisatie had behoefte aan inzicht in hoe processen door verschillende kanbanfases bewegen. Als stuurinformatie voor de cultuurverandering binnen het bedrijf. In anderhalf uur brainstormen met 360 ERP kwam er een oplossing waarmee Jeroen een volledig dashboard kon realiseren. “Dat vraagt van een consultant dat hij buiten de kaders mee kan denken, diepgaande Odoo-kennis heeft en vanuit ons belang naar de opties kijkt. Ik vraag me af of ik wat ik met jullie in anderhalf uur heb bereikt, bij elke andere organisatie voor elkaar had gekregen.” Wij vragen het ons niet af, maar bescheidenheid staat dan ook ergens op onze backlog.

Voor de organisatie in de defensiesector ligt de lat extra hoog. Daar ondersteunt Odoo processen van recruitment en onboarding tot supply chain, urenregistratie, approvals, projecten, facturatie en finance voor meerdere bedrijven. De overstap naar 360 ERP was bovendien niet bepaald een keurige estafette waarbij de vorige partner netjes het stokje overdroeg. “360 ERP heeft er alles aan gedaan om ons over te hevelen”, zegt Sophie.

Daarna volgden een migratie en refactoring: de omgeving werd opgeschoond, verbeterd en gemigreerd naar Odoo 18, om de basis sterker, schoner en toekomstvaster te maken. Ook de hosting werd overgezet naar 360 ERP, volledig in Nederland, vanwege de hoge security-eisen van de organisatie. Daarnaast denkt 360 ERP mee over zaken die verder gaan dan Odoo alleen, zoals domeinbeheer en continuïteit. Sophie: “Sindsdien zijn we nooit meer down geweest en dat was voorheen wel anders.” En hoe bevalt de dagelijkse samenwerking? “Ik krijg meteen een reactie als ik contact opneem. Het is nog niet voorgekomen dat ik dacht: help, waar blijven jullie?” Daar wordt een mens rustig van. En een compliance officer al helemaal.

Bij diezelfde defensieorganisatie is inmiddels veel meer gebeurd dan simpelweg ‘support leveren’. Waar eerder facturatie in Odoo liep en Exact ernaast stond, wordt de financiële administratie nu volledig in Odoo gevoerd. Voor zes bedrijven. Ook Peppol-facturatie, waarvoor eerder maatwerk bestond, kon inmiddels via standaardfunctionaliteit worden geactiveerd. Dat is precies de beweging waar we bij 360 ERP blij van worden: maatwerk terugbrengen waar het kan, standaard gebruiken waar het slim is en alleen aanpassen waar het echt waarde toevoegt.

Odoo was daar ooit begonnen met veel maatwerk rond urenbriefjes, handmatige overtypacties en facturatie. Inmiddels zijn onder meer portal-urenregistratie, approvals, finance, supply chain en recruitmentprocessen stevig ingericht. En de volgende vraag ligt alweer op tafel: “Wat kunnen we nog meer wegnemen aan handwerk?” De organisatie kijkt samen met 360 ERP naar verdere automatisering met AI. Denk aan inkoopfacturen, pakbonnen, producten en classificaties.

Bij alle klanten in deze case zie je hetzelfde patroon: support begint met oplossen, maar wordt al snel doorbouwen. Bij Vyta Health draait het nu om bedrijfskritische e-commercekoppelingen, waaronder Amazon en de overstap van Magento naar Shopify voor B2B. Hun Odoo-omgeving is grotendeels standaard, maar zeker niet vanilla. Precies het soort omgeving waarin je een partner nodig hebt die snapt wanneer standaard prima is en wanneer je iets slimmer moet inrichten. Hannes: “360 ERP helpt ons aan de oplossing die het beste werkt voor ons.”

Bij Van Hulst ligt de focus op stabiliseren en doorontwikkelen richting een volwassenere productieset-up. Productie Light staat aan, het logistieke proces is gekoppeld en de organisatie gebruikt Odoo actief voor verkoop, logistiek, finance en helpdesk. Maar Sander kijkt nadrukkelijk vooruit. Alles wat nu gebouwd wordt, moet straks niet in de weg zitten. “Als we bepaalde keuzes maken, willen we er door 360 ERP op worden gewezen wat de complicaties voor de toekomst zijn.” Bij de defensieorganisatie ligt de volgende stap in AI en verdere automatisering.